Все очень просто, главное иметь:

1. Команду людей, кто готов все свое свободное время заниматься подготовкой (не меньше 4 человек) и проведением (чем больше адекватного народа - тем лучше) мероприятия.
2. Площадку для мероприятия. Доступную по транспорту, светлую, с удобствами).
3. Денег. Чем больше - тем лучше.
4. Запас оптимизма и пофигизма.

И все у вас получится!

PS: под День Победы организуется несколько выставок, в т.ч. одна из сильнейших - Нижегородская. В сентябре, как правило Новокузнецк (не каждый год) и, кажется, Волгоград.

PSS: Выбирайтесь на крупные мероприятия, где, как правило, присутствуют все организаторы аналогичных конкурсов-выставок, знакомьтесь с людьми вживую, и не стесняйтесь задавать вопросы. Очень многое в Российском моделизме завязано на личные отношения.

Ну и замечательно. Я тогда не понимаю зачем вам куда-то идти и кланяться? Составьте Положение о выставке, правила всякие, продумайте регистрацию участников. Запланируйте логистику для тех кто может приехать из других городов. Ну и все, собственно)

Мне кажется это можно назвать "пример организации рекламного объявления о выставке", но никак мероприятия. Хотя отзывы о Минске в прошлом году были позитивные. Но давайте рассмотрим объявление подробнее, с точки зрения москвича (курсив - мои комментарии):

Прием работ от моделистов:
17 октября с 10-00 до 16-00 Согласен, суббота хороший день для приема работ.
А в воскресенье надо отдыхать!
19 октября с 09-00 до 20-00* А вот понедельник весьма проблемный, ибо люди работают/учатся.

*Для иногородних участников возможен завоз моделей на выставку в другие дни по предварительному соглашению с организаторами мероприятия. Каждое обращение будет рассмотрено индивидуально. - Логично, но лучше бы была указана "вилка" по датам и времени.

Официальное открытие:
20 октября в 10-00
Кто придет на открытие во вторник с утра? Наверное те, кто в понедельник привез работы?

Проведение выставки и посещение зрителями:
С 20 по 23 октября с 09-00 до 20-00
24 октября с 09-00 до 15-00
Работа судейской бригады:
23 октября с 14-00 до 20-00
Судьи будут отбиваться от посетителей? Хотя, пятница же...

Закрытие выставки и награждение призеров:
24 октября с 15-00
Суббота... И этим все сказано. Особенно для иногородних (я молчу про нас - иностранцев). Неделю практически никто не сможет себе позволить на поездку, а с учетом того, что судейство будет в пятницу - желающие принять участие в конкурсе должны брать отгул, чтобы прибыть до 14 часов... Неудобно. От нас ехать ночь на машине, кому-то еще дальше...
Мой вывод - наш клуб 99% не сможет принять участие.